Izabella & Juan Pablo · Planner

Bailao'

Izabella & Juan Pablo

Escriban el código que les compartió Jimena para entrar a su planner.

JSC. Events & Weddings

Su planner privado

← Volver al planner

El matrimonio de

Izabella & Juan Pablo

FechaUn sábado de noviembre de 2027
DestinoEje Cafetero, Colombia
LocaciónHacienda por definir
Invitados120
Honorarios$12.800.000
$3.840.000 abonado · 30%
388
días, aproximadamente, para el gran díaContamos hasta el primer sábado de noviembre de 2027 mientras definimos la fecha exacta.

Izabella & Juan Pablo

Carpeta del matrimonio

Todo lo de su matrimonio en un solo lugar. Cada sección tiene su color para encontrarla rápido.

Izabella & Juan Pablo · Presupuesto y pagos

Presupuesto

En un solo vistazo: cuánto va cotizado, qué se ha pagado y quién está contratado.

Izabella & Juan Pablo · Organización y planeación

Planeación

Los datos del evento, el cronograma de trabajo y lo que se va armando para el día B.

Izabella & Juan Pablo · Invitados

Invitados

La lista, save the date, invitaciones y confirmaciones, todo en un solo lugar.

Izabella & Juan Pablo · Actas de reunión

Reuniones

Lo que decidimos en cada reunión y las tareas que quedaron para cada uno.

Izabella & Juan Pablo · Proveedores

Proveedores

Cotizaciones, contratos y comprobantes de pago, ordenados por servicio.

Ahora mismo

Kickoff oficial

Lo primero para arrancar. Vamos tachando cada punto a medida que queda listo.

7 de 8 listos
✓

Abono inicial

$3.840.000 recibidos el 23 de septiembre de 2026.

Listo
✓

Correo exclusivo

infinitoymasalla2027@gmail.com es editor del Drive y recibirá toda la información importante.

Listo
✓

Agendar la próxima reunión

Miércoles 21 de octubre, 11:30 am (Bogotá), por Google Meet.

Listo
✓

Formato de información y documentos

Lo llenaron. Lo estamos pasando a su carpeta.

Listo
✓

Tablero de Pinterest

Nos compartieron su tablero.

Listo
✓

Cotizaciones de las tres haciendas

Hacienda Palmar, El Cabrero Hacienda Histórica y Hacienda San José Hotel Boutique, listas.

Listo

Escoger el venue

Con las cotizaciones en la mano, eligen la hacienda y cerramos el sábado exacto de noviembre.

Izabella & Juan Pablo

En la agenda

Próxima reunión

Lo que vamos a revisar juntos. ¿Algo más que quieran conversar? Escríbanlo en el bloc y lo sumamos a la agenda.

28octubreMiércoles
Próxima reunión11:30 am · Bogotá · Google Meet

Cierre de hacienda

El Cabrero, El Palmar, Hacienda San José y nuevas opciones en el Eje Cafetero

Revisamos en pareja las cotizaciones y cerramos la locación definitiva para el sábado exacto del matrimonio.

Identidad visual

La identidad visual queda en standby mientras avanzamos con la locación.

Unirse por Google Meet → Ver actas de reunión →

Carga de archivos

¿Qué nos van a compartir hoy?

Lo que nos envíen llega directo a la carpeta del matrimonio y nos avisa de inmediato.

Según el contrato

Fechas clave

Lo que viene, en orden.

8ene 27
Segundo abono · $3.200.000Honorarios Bailao'
1may 27
Tercer abono · $3.000.000Honorarios Bailao'

Presupuesto y pagos

Presupuesto

Cuánto del presupuesto ya está contratado. Avanza con cada proveedor que cerramos.

$12.800.000contratado de $19.451.000 presupuestados
1 de 17 servicios contratadosVer presupuesto →

El total incluye el licor como valor de referencia.

Cómo trabajamos

Acuerdos

Correo exclusivo
Ahí llegan las alertas de pago a proveedores, cotizaciones, contratos y la entrega de fotos y video. Ténganlo conectado en el celular de los dos.
Asuntos claros
Cada correo y cada mensaje empieza con un asunto concreto.
Un hilo por tema
Respondan sobre el mismo correo, y en WhatsApp un tema a la vez.
24 horas hábiles para responder
En ambos sentidos. Lo que llega un viernes se responde el siguiente día hábil.
Comprobante de cada pago
A nosotros o a cualquier proveedor, para registrarlo.

Su equipo

Jimena Silva Camacho

Correo
jimenasilvacamachoewp@gmail.com
WhatsApp
+57 312 747 7387
Organización y planeaciónPlaneación

Datos del evento, cronograma de trabajo y el día B.

Tareas listas0 de 41 Presupuesto y pagosPresupuesto

Lo cotizado, lo pagado y quién está contratado.

Total en la hoja$19.451.000 Lista e invitacionesInvitados

Lista, save the date y confirmaciones.

En la lista0 de 120 Actas de reuniónReuniones

Decisiones y pendientes de cada reunión.

Próxima28 oct Cotizaciones y contratosProveedores

Documentos de cada servicio.

Con documentos1 de 16

Sus archivos

Todo lo que nos han compartido

Ábranlos aquí mismo. Lo que suban llega a la carpeta del matrimonio.

Reparto del presupuesto

Plan vs. realidad

Cómo les gustaría repartir el presupuesto y cómo va quedando a medida que contratamos.

División sugerida · la decidimos juntos
Locación y ceremonia · 15%Catering y postres · 24%Decoración, menaje y mobiliario · 15%Foto y video · 10%Música, producción y pista · 9%Planeación y coordinación · 12%Licor · 6%Hora loca y extras · 3%Papelería y página web · 3%Transporte · 3%100%del presupuesto
Cómo quieren repartirloPorcentaje del presupuesto para cada categoría, según lo que más les importa.
Planeación y coordinación · $12.800.000$12,8 Mcontratado
Cómo va hasta ahoraSegún lo contratado: 1 de 10 categorías. Se va llenando con cada proveedor que cerramos.
CategoríaSugeridoHasta ahora
Locación y ceremonia15%—
Catering y postres24%—
Decoración, menaje y mobiliario15%—
Foto y video10%—
Música, producción y pista9%—
Planeación y coordinación12%100%
Licor6%—
Hora loca y extras3%—
Papelería y página web3%—
Transporte3%—

La marca oscura en cada barra es el porcentaje sugerido. El licor de referencia no cuenta como contratado.

Lo que llevamos

Presupuesto actual

120 invitados · Eje Cafetero (por definir) · noviembre de 2027.

$12.800.000contratado de $19.451.000 presupuestados
1 de 17 servicios contratadosVer detalle →Ocultar detalle ↑
Contratado$12.800.000Wedding planning y styling
Estimado de referencia$6.651.000Licor, cálculo de ejemplo
Total en la hoja$19.451.000USD 6.109 · TRM $3.184
Por invitado$162.092USD 50,91

Pagado $3.840.000Saldo $15.611.000Proveedores con valor 2 de 17

Asesoría, styling, planning, coordinación y logística
01Wedding planning y stylingJSC Events & Weddings$12.800.000

Qué incluye

Total $12.800.000

  • Scouting y contratación de proveedores
  • Visitas a haciendas, locaciones y proveedores
  • Asesoría creativa y de protocolo, acompañamiento en el desarrollo del evento
  • Acompañamiento presencial a pruebas de menú, mesa, etc.
  • Gestión de proveedores (pagos, horarios, comidas)
  • Coordinación de invitados (confirmación, dieta, acomodación, transporte)
  • Minuto a minuto del matrimonio
  • Mapa de mesas de los invitados
  • Acompañamiento durante toda la jornada
  • Supervisión y asistencia de inicio a fin de actividades
  • Supervisión de montaje de todos los proveedores
  • Gestión de proveedores según minuto a minuto
  • Gestión y manejo de invitados
  • Acompañamiento a la pareja en la organización previa al evento
  • Supervisión de desmontaje por parte de todos los proveedores
  • Seguimiento a entrega de depósitos y contenido audiovisual
  • Inventario de consumo de licores
Coordinadores del día BJSC Events & WeddingsTBD

Asistentes y coordinadores

$450.000 por asistente. La cantidad se define con la locación y el número final de invitados.

AsistenteCantidadValor unitarioTotal
Asistente 10$450.000$0
Asistente 20$450.000$0
Asistente 30$450.000$0
Asistente 40$450.000$0
Ceremonia, coctel, recepción y fiesta
02Invitaciones y diseño gráficoPor definirTBD
03Ceremonia (locación y oficiantes)Por definirTBD
04LocaciónPor definirTBD
05CateringPor definirTBD
06PostresPor definirTBD
07Licor EjemploReferencia Carulla$6.651.000

Cálculo de licor

Es un cálculo de ejemplo con precios de Carulla para tener un orden de magnitud. Se ajusta solo con el número de invitados.

ÍtemCant.Valor unitario% mezclaTotal
Vino tinto9$85.00034%$765.000
Vino blanco9$85.00033%$765.000
Prosecco9$95.50033%$859.500
Ginebra4$150.00010%$600.000
Tequila3$112.5007,5%$337.500
Whisky8$170.00020%$1.360.000
Aguardiente25$50.00062,5%$1.250.000
Cerveza Stella Artois (six pack 330 cc)28$25.500$714.000
Total licores$6.651.000
Licores fuertes6 tragos por persona · 720 tragos · 40 botellas de 18 tragos
Vino y espumoso1,5 tragos por persona · 180 tragos · 26 botellas de 7 tragos
Cerveza1,4 por persona · 28 six packs
08Foto y videoPor definirTBD
09DJ y músicaPor definirTBD
10DecoraciónPor definirTBD
11Menaje y mobiliarioPor definirTBD
12Producción audiovisualPor definirTBD
13Pista de bailePor definirTBD
14Hora locaPor definirTBD
15TransportePor definirTBD
16Otros proveedoresPor definirTBD
17Viáticos del equipo (vuelos, hospedaje, alimentación)JSC Events & WeddingsTBD
TotalIncluye el licor de referencia$19.451.000

Depósito de garantía: reembolsable, no suma al presupuesto. Se devuelve en la reunión de cierre, descontando imprevistos. Aún sin monto.

Al día

Pagos

Cada abono a nosotros o a un proveedor, con su fecha y su saldo.

01JSC Events & Weddings

01 · Asesoría, styling, planning, coordinación y logística

JSC Events & Weddings

Jimena Silva Camacho
Valor$12.800.000
Abonado$3.840.000
Saldo$8.960.000
Abono inicial (1/2)23 sep 2026 · Transferencia a Nequi$2.840.000
Abono inicial (2/2)23 sep 2026 · Transferencia a Nequi$1.000.000

Programados

Segundo abono8 ene 2027$3.200.000
Tercer abono1 may 2027$3.000.000
SaldoUn mes antes del matrimonio$2.760.000
07Referencia Carulla Ejemplo

07 · Licor

Referencia Carulla Ejemplo

Cálculo de referencia, sin proveedor contratado
Valor$6.651.000
Abonado$0
Saldo$6.651.000
Sin abonos registrados.
Pendiente

Los demás servicios aparecen aquí en cuanto se contrate el proveedor. Después de cada transferencia, suban el comprobante aquí y lo registramos.

Por su cuenta

Costos adicionales

Lo que corre por cuenta de ustedes por fuera de los proveedores. No suma al presupuesto general.

ArgollasPor cotizar
ImpresionesPor cotizar
Vestido de la noviaPor cotizar
Zapatos de la noviaPor cotizar
Vestido del novioPor cotizar
Zapatos del novioPor cotizar
Hair & makeupPor cotizar
AirbnbPor cotizar
TransportePor cotizar

Total adicionales $0

Dónde se van a quedar

Acomodación

Hospedaje para ustedes y sus invitados durante el fin de semana. Por su cuenta, no suma al presupuesto general.

Hotel sugerido
Por definir
Tarifa preferencial
Por definir
Bloque de habitaciones
Por definir
Fecha límite de reserva
Por definir

Apenas tengamos la hacienda definida, les armamos las opciones de hospedaje cerca del venue.

Lo esencial

La pareja y el evento

Los datos base del matrimonio. Lo que falta llega con el formulario de información.

La ceremonia

Fecha
Un sábado de noviembre de 2027
Tipo
Simbólica
Lugar
Eje Cafetero (por definir)
Hora
Por definir
Invitados
120

La recepción

Tipo
Por definir
Lugar
Eje Cafetero (por definir)
Hora
Por definir
Invitados
120

Sus datos, los de quien firma los contratos y los de la ceremonia y la recepción quedarán en un PDF dentro de Archivos en cuanto tengamos listo nuestro formulario propio.

Rumbo a noviembre de 2027

Hoja de ruta

Nuestros pasos a seguir durante este proceso.

01
ArranqueOctubre a diciembre de 2026Etapa actual

Bienvenida y kickoff

Contrato firmado

Formato y documentos

Escoger el venue

Fecha exacta

Concepto central e historia

Identidad visual para la página web

Tablero de Pinterest

Presupuesto preliminar

02
12 a 9 meses antesNoviembre 2026 a febrero 2027Etapa actual

Foto y video

Catering y bar

DJ y música

Decoración y mobiliario

Save the Date (lo pueden enviar ustedes)

03
8 a 5 meses antesMarzo a junio de 2027Etapa actual

Peinado y maquillaje

Vestido y traje

Papelería e invitaciones

Producción, pista y hora loca

Transporte y hospedaje de invitados

04
4 a 2 meses antesJulio a septiembre de 2027Etapa actual

Envío de invitaciones

Prueba de menú

Ceremonia y votos

Detalles y recordatorios

05
El último mesOctubre de 2027Etapa actual

1 mes antes · Todos los proveedores definidos

10 días antes · Lista final y mesas

Confirmación de asistencia por WhatsApp

06
La semana BNoviembre de 2027Etapa actual

8 días antes · Minuto a minuto aprobado y firmado

7 días antes · Depósito de imprevistos (10% del presupuesto)

Reunión con el equipo de asistentes

07
Día BAILAO'Un sábado de noviembreEtapa actual

Nadie nos quita lo bailao'

Paso a paso

Cronograma de trabajo

Todo lo que hay que hacer y en qué ventana de tiempo, contando hacia atrás desde el matrimonio.

Listas0de 41 tareas
En proceso0 
Pendientes41Arrancamos por presupuesto, fecha y lugar
12 a 6 meses antes0 de 17 listas
Fijar el presupuesto12+ a 11 mesesPendiente
Fijar la fecha, elegir y reservar el lugar de celebración12+ a 11 mesesPendiente
Elaborar lista tentativa de invitados12+ a 11 mesesPendiente
Iniciar trámites legales, separar notario11 a 10 mesesPendiente
Enviar Save The Date11 a 8 mesesPendiente
Contratar foto11 a 8 mesesPendiente
Contratar video11 a 8 mesesPendiente
Contratar catering9 a 8 mesesPendiente
Contratar música9 a 7 mesesPendiente
Contratar música de la ceremonia9 a 6 mesesPendiente
Producción audiovisual9 a 6 mesesPendiente
Vestido de Izabella9 a 5 mesesPendiente
Diseñar la gráfica y las invitaciones9 a 5 mesesPendiente
Producción de invitaciones8 a 5 mesesPendiente
Vestido de Juan Pablo7 a 5 mesesPendiente
Entregar o enviar invitaciones6 a 5 mesesPendiente
Zapatos de Izabella6 a 4 mesesPendiente
5 a 3 meses antes0 de 7 listas
Decoración (proveedores, compras)5 a 4 mesesPendiente
Votos: ¿en qué los llevan? ¿Hay que pedir algo por internet?5 a 3 mesesPendiente
Zapatos de Juan Pablo4 a 3 mesesPendiente
Separar barbería, peluquería, procedimientos estéticos4 a 3 mesesPendiente
Definir transporte de los novios4 a 3 mesesPendiente
Kit de desenguayabe, amenities y recordatorios4 meses a 7 semanasPendiente
Noche de bodas: hotel3 meses a 7 semanasPendiente
2 meses antes0 de 7 listas
Contratar transporte de los invitados8 a 6 semanasPendiente
Contratar ángel conductor si se necesita8 a 6 semanasPendiente
Definir seating plan y resto de papelería (diseño), señalética7 a 6 semanasPendiente
Definir si vamos con estación de café7 a 5 semanasPendiente
Primer borrador del minuto a minuto7 a 5 semanasPendiente
¿En qué van las argollas?6 a 5 semanasPendiente
Definir los regalos especiales y sus canciones5 semanasPendiente
1 mes antes0 de 7 listas
Confirmar asistencia de invitados4 a 3 semanasPendiente
Definir cantidad de comidas para staff4 a 3 semanasPendiente
Confirmar pagos, horarios, etc. con todos los proveedores4 a 3 semanasPendiente
Prueba final de vestidos4 a 3 semanasPendiente
Revisar saldos a proveedores, efectivo para ese día4 a 3 semanasPendiente
Imprimir tarjetería (el seating plan más tarde)2 semanasPendiente
Enviar timing a todos los proveedores1 semanaPendiente
El día anterior0 de 3 listas
Últimos retoques de belleza (manicure, pedicure)El día anteriorPendiente
Recordar votos a los noviosEl día anteriorPendiente
Imprimir lista alfabética de invitados para portería del venueEl día anteriorPendiente

Día BAILAO'

Esto se construye más cerca de la fecha. Por ahora queda la base.

Minuto a minuto

Primer borrador entre 7 y 5 semanas antes. Se abre en PDF aquí mismo en cuanto lo subamos.

Plano del salón

El seating plan se define entre 7 y 6 semanas antes. Se abre en PDF aquí mismo en cuanto lo subamos.

Quiénes nos acompañan

Invitados

Vean y actualicen la lista aquí mismo — queda guardada directo en su carpeta, sin subir ni bajar nada.

En la lista0de 120 esperados
Save the date0enviados
Invitaciones0enviadas
Confirmados0asistencia
No asisten0cancelaron
0en la lista · 0 confirmados
0 pendientesVer y editar la lista →Ocultar la lista ↑

NombreApellidoApodoCelularInvitado por Save the dateInvitaciónAsistenciaMesaMenúObservaciones
＋ Agregar invitado

Si prefieren mandarnos un Excel o PDF con su lista en vez de escribirla aquí, usen este botón — la archivamos y la pasamos a la tabla por ustedes.

Lo que quedó pendiente

Las tareas que salen de cada reunión, con quién las tiene.

Reuniones2Kickoff y Meeting 02
Próxima28 oct11:30 am · Google Meet
Sin empezar7tareas
Completadas8tareas

Izabella & Juan Pablo

Confirmar acceso a El Cabrero para visitaMeeting 02 · Pendiente
Decidir si quieren catering externo o el de la haciendaMeeting 02 · Pendiente
Confirmar interés en El Palmar como locación de la ceremoniaMeeting 02 · Pendiente
Revisar las cotizaciones de hacienda en pareja antes de la próxima reuniónMeeting 02 · Pendiente
Empezar a usar el planner privadoMeeting 02 · Pendiente

Bailao'

Buscar más opciones de hacienda en el Eje CafeteroMeeting 02 · Pendiente
Identidad visual en standbyMeeting 02 · Pendiente

Una hoja por reunión

Actas

Lo que hablamos y lo que decidimos en cada reunión.

01KickoffAjustes al contrato, recorrido por carpetas, destino y fechaViernes 9 oct 2026
11:00 am – 12:30 pm · videollamada

Participantes

Jimena Silva Camacho
Izabella
Juan Pablo

3 presentes · 1 h 30 min

Agenda

  1. Revisión de los comentarios al contrato
  2. Recorrido por las carpetas: qué hay en cada archivo y cómo se llena
  3. Destino: Eje Cafetero vs. Santa Marta
  4. Fecha tentativa: noviembre
  5. Concepto central e historia del matrimonio

Contrato (se alargó 30 min revisándolo)

  • Hora extra: se explicó el valor y se entendió la razón. Queda igual.
  • Trato digno: piden aviso previo y oportunidad de subsanar. Se ajusta en el contrato.
  • Cancelación: cobro proporcional ($12.800.000 / 13 meses) hasta el mes en que cancelen. Si lo pagado excede, no hay devolución.
  • Cambio de fecha: el nuevo valor se define y negocia en el momento según los gastos.
  • Sobrecostos: no quieren quedar obligados a pagar sobrecostos que no hayan aceptado.

Carpetas

Recorrido por todas las carpetas, cómo funcionan y cómo se llenan.

Destino

Eje Cafetero. Se descartó Santa Marta.

Fecha

Cualquier sábado de noviembre de 2027, para darle margen a la hacienda según su disponibilidad.

Concepto

Para ellos es clave tener un concepto central robusto y una historia lógica que contar.

Página web

El hermano les va a regalar la página web del matrimonio. La parte de diseño (identidad visual) está pendiente.

02Meeting 02Cotizaciones de hacienda, planner privado y presupuestoMiércoles 21 oct 2026
11:33 am – 12:58 pm · videollamada

Participantes

Jimena Silva Camacho
Izabella
Juan Pablo

3 presentes · 1 h 25 min

Agenda

  1. Cotizaciones de hacienda: El Cabrero, El Palmar y Hacienda San José
  2. Presentación del planner privado
  3. Revisión del presupuesto preliminar

El Cabrero

Hacienda Histórica. Queda pendiente confirmar el acceso para una visita.

El Palmar

Se evalúa como posible locación de la ceremonia. Queda pendiente confirmar interés.

Hacienda San José

Hotel Boutique. Se buscan además nuevas opciones en el Eje Cafetero.

Planner privado

Se les mostró el planner y van a empezar a usarlo para seguir el proceso.

Presupuesto

Revisan en pareja las cotizaciones de hacienda antes de la próxima reunión.

Identidad visual

Queda en standby mientras se cierra la locación.

Agendar reunión nueva →

Carpeta por carpeta

Cotizaciones y contratos

Una carpeta por servicio. Toquen cada documento para abrirlo. Verde: contratado · azul: en búsqueda · sin color: más adelante.

Carpetas16una por servicio
Con documentos1Wedding planning
Documentos4cotización, contrato y comprobantes
01Wedding planningContratado
PDFCotización Izabella y Juan Pablo · v02Cotización↗ PDFContrato de prestación de servicios profesionales JSCContrato · firmado↗ JPGComprobante abono inicial 1.AComprobante de pago↗ JPGComprobante abono inicial 1.BComprobante de pago↗
02Invitaciones y diseño gráficoEn cotización · Aún sin documentos
03CeremoniaAún sin documentos
04LocaciónEn cotización · Aún sin documentos
05CateringAún sin documentos
06PostresAún sin documentos
07LicorAún sin documentos
08Foto y videoAún sin documentos
09DJ y músicaAún sin documentos
10DecoraciónAún sin documentos
11Menaje y mobiliarioAún sin documentos
12Producción audiovisualAún sin documentos
13Pista de baileAún sin documentos
14Hora locaAún sin documentos
15TransporteAún sin documentos
16Otros proveedoresAún sin documentos

Actualizado el 26 de octubre de 2026.